בפוסט הקודם דיברנו על השבוע הלא סימטרי, שנועד להאריך ימים מסוימים במשרד על חשבון ימים אחרים קצרים יותר שמאפשרים נוכחות בבית, ועל הקושי לעבוד כשהכל מסביב גועש ורועש והיומן מקפיץ דיונים ופגישות. היום נדבר על למגדר ולתקשר – איך לשמור בתוך יום העבודה על זמן לעבודה…
בין אם אנחנו מנהלים שצריכים להיות נגישים לצוות שלנו, בין אם אנחנו אנשי שירות שצריכים להיות נגישים לנזקקים לעזרתו, ובין אם אנחנו בעלי עסק שצריכים להיות נגישים לספקים או לקוחות, יש לנו משימות שדורשות אותנו לעצמנו. אותנו פנויים, לא מתוזתזי שיחות שכל הזמן מגיעות, הודעות בכל החזיתות, פגישות שצריך להתייצב בהן. אותנו – עושים את העבודה שלנו.
בימים שנצליח להאריך אפילו לתוך הלילה – כמובן בתמורה לימים אחרים קצרים שבהם נהיה הורים טובים, חברים טובים, ונצליח להגיע לאישי ולפרטי שלנו – נזכה לאיזה קו פרשת מים שאחריו – אין יותר פגישות ביומן, מערכת התקשורת של המשרד מורידה הילוך, הלקוחות שלנו כבר באו על סיפוקם, העובדים שלנו או העובדים לצדנו צריכים כבר בעצמם את השקט שלהם.
עכשיו נתמודד עם היכולת להכנס לבונקר של עבודה גם בפריים-טיים של שעות העבודה. איך עושים את זה? שתי מלים: נמגדר ונתקשר. נמגדר – ניצור גדרות וגבולות לקופסאות זמן שנשריין לעבודה היזומה, המתוכננת והנדרשת על ידינו; נתקשר – נעשה את זה ככה שכל המעגלים שדורשים את זממנו מודעים לקופסת הזמן הסגורה שלנו ומתארגנים בהתאם.
במקרה שקשה לנו לסגור אפילו שעה לעצמנו בתוך יום העבודה, אני מציעה לעבור למודל של זברה: שעה זמינה, שעה סגורה, או כל מכפלה אחרת – שעתיים זמינות, שעה סגורה, שעה זמינה, שעתיים סגורות. יש פה טטריס. תשחקו איתו. הרעיון הוא שבמקרה הכי גרוע, המקסימום שיחכו למענה האנשים הסמכותניים, או העצבניים, או הלחוצים, התלותיים, ולפעמים – כן, בואו נודה – הנודניקים וחסרי הסבלנות – הכי הרבה יהיה שעה.
האם הדבר שאתם מתעסקים בו כל כך דחוף ומציל חיים שאפילו שעה אי אפשר לחכות לזמינות מצדכם? ברוב המקרים לא. פשוט התרגלנו להעמיד את הזמינות שלנו בלי שום חשבון לטובת הזולת, עד כדי שאנחנו פוגעים ביכולת התפקוד שלנו, ובאופן לא מודע גם הופכים את החברה שאנחנו כולנו פעילים בה לזמינה עד חוסר יעילות.
זה הלמגדר. עכשיו ה:לתקשר. תכינו מראש את המעגלים שמקיפים אותכם או נזקקים לכם לחוסר הזמינות שלכם. תעדכנו בישיבת צוות למשל שמעכשיו בכל יום אתם סוגרים ביומן שעתיים לעבודה כדי להתקדם במשימות שלכם, תשאירו הודעה בווצאפ העסקי – לא אהיה זמינה עד 14:00 ואז מבטיחה לחזור לכל ההודעות; תכניסו בלוק ביומן שמצוין בו לכל מי שרוצה לזמן אותכם: שעתיים סגורות, לא לקבוע פגישות. ותעשו את זה כמובן מספיק זמן מראש ככה שאתם תקדימו את הזימונים ולא להיפך.
כשאתם מתקשרים את חוסר הזמינות שלכם, אתם הופכים את הזמינות שלכם למנוהלת, לבעלת ערך, ואתם משדרים לקולגות, מנהלים, עובדים, לקוחות וספקים – אני עושה את העבודה של ברצינות, וככה אני גם הולכת בהמשך להתייחס לצרכים של אחרים ממני.
*
.נמשיך מפה בשבוע הבא, ובינתיים ממליצה לכם להכיר גם את המושג הזה: עבודה עמוקה. כנסו לפוסט.
